System nadzoru pracy serwisu

iERP.Service jest modułem systemu informatycznego klasy ERP o nazwie iERP, umożliwiającym prowadzenie i nadzorowanie pracy serwisu. Program został opracowany na potrzeby firm branż technologicznych zajmujących się wymianą gwarancyjną produktów, naprawami pogwarancyjnymi lub zapewnieniem utrzymania ciągłości pracy (np. obsługa flot pojazdów czy systemów bezprzerwowego podtrzymania zasilania w obiektach strategicznych).

Podstawowe funkcje

Podstawowe funkcje systemu iERP.Service:

  • rejestracja przyjęć towarów z odszukiwaniem danych gwarancyjnych w zewnętrznej bazie sprzedaży i numerów seryjnych
  • możliwość rejestracji wstępnych zgłoszeń serwisowych poprzez moduł internetowy dla realizacji procedury RMA, z automatycznym lub ręcznym rozpatrywaniem zgłoszeń,
  • rejestracja napraw towaru z możliwością zanotowania listy dokonanych napraw z ich kosztami,
  • rejestracja wysyłek towaru do zewnętrznego serwisu (naprawa u dostawcy), wraz z drukiem zestawień i list wysyłanych towarów oraz śledzeniem czasu realizacji naprawy zewnętrznej, aż do odbioru towaru naprawionego lub nowego,
  • rejestracja wymian towaru na nowy lub po serwisowy z możliwością tworzenia zleceń do działu magazynowego z prośbą o wymianę (współpraca z działem korekt)
  • zarządzenie szczegółowym magazynem serwisowym uwzględniającym poszczególne egzemplarze towarów,
  • śledzenie przebiegu naprawy oraz czasu pozostałego do przewidywanego końca naprawy (wydania towaru)

Procesy serwisowe:

Diagram ogólny

System iERP. Service wspomaga procesy serwisowe od zgłoszenia usterki, poprzez naprawę aż do wydania towaru klientowi i późniejszego rozliczenia pozostałych po naprawie części.
Poszczególne czynności zostaną omówione na kolejnych stronach prezentacji.

Procedura RMA

iERP.Service obsługuje serwisową procedurę RMA ze zgłoszeniami internetowymi, zawierającymi dane o towarze, zakupie i usterce. Zgłoszenia rozpatrywane są automatycznie na podstawie bazy numerów seryjnych i gwarancji (z zewnętrznej bazy SQL), a w razie potrzeby ręcznie przez serwisanta. Po pozytywnym rozpatrzeniu zgłoszenia nadawany jest numer RMA, uprawniający klienta do wysyłki towaru do serwisu.
Jeden numer RMA może identyfikować więcej niż jeden produkt.

Przyjęcie towaru

Właściwa procedura rozpoczyna się od przyjęcia towaru na podstawie zgłoszenia RMA (opcjonalnego). Podczas przyjęcia towaru dane przepisywane są ze zgłoszenia i ponownie porównywane z bazą numerów seryjnych i bazą historyczną modułu serwisu systemu iERP w celu określenia aktualnych danych takich jak: typ towaru, faktura i data zakupu i sprzedaży, dostawca, data gwarancji, kolejny numer naprawy.
Każda przyjmowana sztuka towaru oznaczana jest nowym numerem, zwanym numerem rewersu (powiązanego z numerem zgłoszenia RMA).

Ścieżki naprawy

iERP.Service przewiduje różne sposoby realizacji procedury reklamacyjnej:
Towar lub jego części naprawiane są na miejscu, wysyłane do serwisu zewnętrznego, wymieniane na nowe, zamieniane na po serwisowe lub wystawiana jest faktura korygująca.
Wybrana osoba decyduje o ścieżce naprawy, przesuwając towar do odpowiedniego działu (magazynu).
W module serwisu systemu iERP można tworzyć nieograniczoną liczbę magazynów chronionych uprawnieniami, dzięki czemu system sprawdza się w firmach posiadających wiele oddziałów.

Naprawa na miejscu

Pod względem czynności procesowych, najprostszą formą realizacji reklamacji jest naprawa na miejscu. Serwisanci opisują naprawę, podając informacje ogólne, tj. opis lub kod naprawy, i szczegółowe – opisową listę czynności naprawczych wraz z czasochłonnością i kosztem pracy.
W razie potrzeby, z towaru głównego mogą zostać wydzielone składniki, z których każdy podlega oddzielnej naprawie. Wydzielone składniki mogą być niezależnie od siebie przesuwane między magazynami, wysyłane do serwisów zewnętrznych i wymieniane na nowe, natomiast wydawane są wspólnie z głównym towarem.

Wysyłka do dostawcy

Jedną z częstszych form realizacji reklamacji jest naprawa w serwisie zewnętrznym, zwykle u dostawcy sprzętu. Podczas operacji wysyłki towaru do serwisu zewnętrznego, iERP.Service podpowiada dostawcę towaru. Zliczany jest czas naprawy w serwisie zdalnym.
Odbiór towaru z serwisu jest analogiczny do naprawy towaru na miejscu.
iERP.Service pozwala na zarejestrowanie wymiany towaru na nowy przez serwis zdalny z opcjonalnym przedłużeniem gwarancji.
Funkcja wysyłki i odbioru może być też wykorzystywana do zlecania napraw użytkownikom serwisu wewnętrznego, w celu śledzenia czasu naprawy.

Wymiana na nowy

Wymiana towaru na nowy wymaga zaangażowania działu magazynowego firmy, odpowiedzialnego za przekazywanie sprawnego towaru do serwisu, (zwanego działem korekt). iERP.Service formalizuje ten proces poprzez operację zlecenia wymiany z wydrukiem listy towarów dla działu korekt (operacja zwana wysyłką wewnętrzną). W odpowiedzi, dział korekt przygotowuje listę zamienników i faktur korygujących, którą wprowadza się do modułu serwisu systemu iERP operacją przydzielenia (odbiór z wysyłki wewnętrznej). Zapamiętywane są numery seryjne, typy towarów i numer magazynowego dokumentu (typu MM, RW lub FK) i aktualizowana jest gwarancja.

Wymiana RR

Oprócz wymiany towaru na nowy (z działu magazynu firmowego), iERP.Service obsługuję operację przydzielenia sprawnego towaru zastępczego pochodzącego od innych klientów serwisu (np. rozliczonych fakturą korygującą). Operacja ta nazywana jest RR (pobranie z innego rewersu).
Ponadto, w module serwisu systemu iERP przewidziano tworzenie podręcznego magazynu towarów zastępczych, które przypisywane są do innych rewersów operacją RR, analogicznie jak w przypadku towarów po serwisowych. Zalecane jest jednak bezpośrednie przydzielanie towarów, bez tworzenia magazynu podręcznego w module serwisu systemu iERP.

Wydanie i rozliczenie

Dla klienta proces naprawy kończy się z chwilą wydania towaru przez serwis, natomiast dla serwisu ostatnią czynnością jest rozliczenie pozostałych po naprawie części. W przypadku wymiany towaru na nowy, towar klienta przechodzi na własność serwisu. Towar ten może być później naprawiony i przekazany do działu handlowego lub zezłomowany (operacja zdjęcia z serwisu). Ponadto, towar ten może być wydany innemu klientowi (operacja wymiany między rewersami -RR).

Operacje równoległe

W module serwisu systemu iERP zaimplementowano wsparcie dla równoległych operacji naprawiania towaru klienta i rozliczenia klienta przez wymianę towaru.
Na schemacie powyżej przedstawiono scenariusz, w którym wydanie towaru zastępczego klientowi następuje, zanim jego towar zostanie naprawiony.
Jest to przypadek, gdy naprawa w serwisie własnym lub zewnętrznym przedłuża się ponad założony czas i zapada decyzja o wydaniu nowego towaru z magazynu. Towar oryginalny i przydzielony mogą być niezależnie od siebie przesuwane między magazynami serwisowymi, choć występują pod jednym numerem rewersu.

Interfejs użytkownika

iERP.Service została dostosowana do obsługi dużej liczby reklamacji poprzez operowanie na paczkach danych. Większość operacji sprowadza się do przenoszenia towarów pomiędzy listami (np. z listy towarów gotowych do wydania do listy towarów wydanych, z wyborem za pomocą skanera), czego efektem jest zmiana statusu rewersów.

Realizacja szybkiego serwisu

iERP.Service daje przejrzysty obraz serwisu dla jego administratorów.
Administratorzy mogą sprawdzać stan aktualnych spraw serwisowych i daty zmian statusów, przeglądać serwisowe stany magazynowe, śledzić aktywność użytkowników i przydzielać im zadania poprzez konfigurację uprawnień i uprawnionych działów.
iERP.Service pomaga w szybkiej obsłudze klientów, dzięki zliczaniu czasu od przyjęcia i informowaniu o przekroczeniu dopuszczalnego czasu naprawy (czerwony kolor przeterminowanych rewersów na wszystkich listach).
Dopuszczalny czas naprawy jest konfigurowalny w zależności od typu klienta lub rodzaju towaru. Zliczany jest również czas wysyłki do serwisu zewnętrznego, czas oczekiwania na wymianę towaru przez dział korekt, czas od ostatniego przesunięcia międzymagazynowego.

Raporty, wydruki

Większość informacji w module serwisu systemu iERP można uzyskać poprzez listy rewersów i towarów, które można przeglądać, filtrować wg dowolnych kryteriów, drukować i eksportować do programów zewnętrznych.
Oprócz list szczegółowych, iERP.Service generuje zestawienia ilościowe (bez podziału na rewersy) za określony okres. Przykładowym raportem jest raport przyjęć z podziałem wg typu towaru, który można porównać z bazą sprzedaży, otrzymując raport awaryjności.

Moduł internetowy i moduł powiadomień

Wielojęzyczny moduł internetowy pozwala na realizację procedury zgłoszeń RMA z możliwością wyszukiwania egzemplarza w bazie gwarancji wg numeru seryjnego lub numeru faktury, pełnego opisania usterki i podglądania statusów naprawy.

Moduł powiadomień e-mailowych dodatkowo informuje klienta o wybranych czynnościach serwisowych, co zmniejsza liczbę zapytań klientów, odciążając serwisantów.

Współpraca ze środowiskiem zewnętrznym

Dostęp do środowiska bazodanowego modułu serwisu systemu iERP zapewnia specjalny WebSerwis, z którego korzystają moduły integracyjne i internetowe. Do modułu serwisu systemu iERP można podłączać zewnętrzne źródła numerów seryjnych, zawierające dane o zakupach, sprzedaży i gwarancji, które pomagają w automatyzacji procesu RMA.

iERP.Service jest dostosowany do ewidencjonowania numerów seryjnych i gwarancji przy operacjach magazynowych powiązanych z zakupem i sprzedażą, współpracy z pozostałymi modułami automatyzuje procedurę RMA, sprawdzania gwarancji i przyjęć tym samym przyspieszając pracę. iERP współdziała z wybranymi programami handlowymi innych producentów (WFMag, SubiektGT, Enova, Symfonia), pobierając kartoteki i informacje z faktur.

 

Adress2.png

  ul. Zimowa 19 lok. 25

  05-500 Nowa Iwiczna

              Polska

 

 

 Tell1.png

  (22) 70 33 669

   Tell23.png ierp@ierp.pl